Los proyectos concretos desarrollan y llevan a la práctica los programas. Sus resultados se evidencian a partir de la generación de nuevos productos, servicios, soluciones o conocimientos.

En el aplicativo, los proyectos(iniciativas) tienen una frecuencia de seguimiento trimestral porque son los instrumentos que llevan a la acción el plan y su evaluación permite tomar decisiones con mayor oportunidad, con el propósito de mejorar su ejecución.

Son las grandes intervenciones del proyecto y las categorizaciones de asuntos orientados a un mismo fin. Pueden entenderse como temáticas, fases o etapas globales a intervenir, y pueden obtenerse, también, con la agrupación de entregables comunes.

Son los principales productos o salidas evidenciables del proyecto o de cada uno de los componentes del mismo.

En esta ventana aparecen los años y trimestres según las fechas de inicio y finalización que se programan para cada componente o entregable. Por ejemplo, si en la formulación del proyecto indicaste que el entregable inició en enero de 2019 y finaliza en marzo de 2021, el aplicativo muestra que inicia en el año 2019, trimestre 1, y finaliza en el año 2021, trimestre 1.

Es muy importante que selecciones el año en curso y el trimestre que deseas reportar. Si no lo haces, el aplicativo carga por defecto la fecha de finalización y te muestra en la siguiente ventana todos los trimestres hasta el año de terminación, y te pedirá información de avance de esos períodos que aún no has ejecutado.

Debes ingresar el porcentaje de avance del periodo en mención. Es decir, registrar cuánto se avanzó en ese trimestre en particular.Por ejemplo, en los campos Trimestre 1, Trimestre 2, Trimestre 3 y Trimestre 4 pones el valor de avance en el componente y/o entregable entre enero y marzo, abril y junio, julio y septiembre, y octubre y diciembre, respectivamente.

Para estimar el porcentaje de avance de cada entregable, te sugerimos ponderar el nivel de ejecución o cumplimiento de las actividades que permitirán generarlo.

Sí, Strategos suma los avances ponderados de cada trimestre hasta llegar a un 100% de ejecución. Este procedimiento se realiza para todos los componentes y/o entregables del proyecto y, finalmente, el sistema suma estos porcentajes y puedes obtener el valor de avance acumulado. En este punto es importante que consideres que los proyectos tienen la característica de acumular el avance período a período según su programación, de tal manera que la alerta, tanto del proyecto como de los componentes y/o entregables, se debe interpretar de acuerdo a los colores: verde, amarillo o rojo, dependiendo de la expectativa de avance acumulado a la fecha para la cual se reporta la información.

En el título debe ir la descripción del avance del proyecto (iniciativa) a la fecha de corte de la información, por ejemplo: Descripción del avance del proyecto (nombre del proyecto) a diciembre 31 de 2019.

Debe expresar los logros y productos asociados a la gestión de todo el proyecto durante todo el año. En este campo puedes:

• Describir los resultados obtenidos cuando se tiene un avance del 50% o 100% de los componentes o entregables. Es la cualificación de dicho avance, por ejemplo, talleres realizados, documentos elaborados, entre otros.
• En caso de que no se haya avanzado en componentes y/o entregables, debes mencionar las causas o dificultades, y escribir las posibles acciones de mejora para avanzar en el próximo período de medición.
• En caso de que se haya alcanzado un entregable o componente antes del tiempo programado, debes describir las situaciones que permitieron lograrlo.
• Incluir las URL donde se encuentran disponibles los archivos de soporte de la ejecución del proyecto que deseas hacer público.

Los archivos subidos quedan disponibles para ser descargados por los demás usuarios que tengan permisos para consultar el Plan de Acción de tu dependencia. Son un elemento clave para que Auditoría Institucional realice el seguimiento a la gestión de dichos planes.

El informe habrá quedado incompleto y no permitirá conocer a cabalidad la gestión del Plan de Acción de tu dependencia. La información dejaría de tener la calidad y transparencia necesarias para una mejor comunicación de la gestión pública de la institución. Cuando no son hechas las descripciones, Auditoría Institucional será notificado una vez el personal encargado lo revise.